صحیح وقت کا انتخاب کریں، اجنبی مقرر کریں، جاری اہمیت کے اشاروں پر بات چیت کریں
اگر مؤثر اور پیداواری انداز میں استعمال کیا جاتا ہے تو طبی آفس کے عملے کے اجلاسوں کو کافی مؤثر ہوسکتا ہے. ملاقاتیں پورے عملے کے لئے مواصلات کا ایک عظیم روپ ہیں اور باقاعدہ بنیاد پر رکھنا چاہئے. جب ہفتہ وار شیڈول طے شدہ ہوتے ہیں تو، دوپہر یا اس سے بھی ماہانہ، مینیجرز اور عملے کو دفتر کے اندر اندر اندر معاملات کو بروقت فیشن میں حل کر سکتا ہے.
بہت سے بار ملاقاتیں غیر مؤثر ہوسکتی ہیں، جب وقت کی حدوں کو ایڈجسٹ کرنے یا پیش کردہ معلومات کو مناسب طریقے سے شامل کرنے میں ملوث کافی منصوبہ بندی مناسب طریقے سے منظم نہیں ہے. یہاں کئی ایسے طریقے موجود ہیں جنہیں آپ زیادہ مؤثر میڈیکل آفس اجلاسوں کی میزبانی کرسکتے ہیں.
1 -
ایجنڈاایک معیاری ایجنڈا کو فروغ دینا آپ کو اہمیت کے حکم میں ہر اجلاس میں کلیدی موضوعات کو حل کرنے کی اجازت دیتا ہے. یہ ہر میٹنگ کو آسانی سے بہاؤ اور سب سے اہم موضوعات پر بحث کرنے کے لئے کافی وقت کے ساتھ موضوع پر رہنا کی اجازت دیتا ہے. بہت سے بار ملاقاتیں مقرر کردہ وقت پر چلیں گی، لیکن آپ کا اجلاس اس وقت ختم ہوسکتا ہے جب تک اہم مسائل کو حل نہیں کیا جاسکتا.
ایک عام اجلاس ایجنڈا میں شامل ہیں:
- خوش آمدید اور تعارف
- Absences
- پچھلے اجلاس کے منٹ
- گزشتہ اجلاس سے پیدا ہونے والی مسائل
- اہمیت کے مطابق اشیاء کی فہرست پر تبادلہ خیال کیا جائے گا
- کسی بھی دوسرے کاروبار کے عملے کے ارکان کو دوسرے موضوعات کو لے جانے کی اجازت دیتی ہے
- اگلے اجلاس کے لئے کوئی نیا کاروبار
- اجلاس کے قریب
اشیاء کی فہرست میں، ہر میٹنگ میں درج کردہ معیاری اشیاء شامل ہیں. یہ انفیکشن کنٹرول، HIPAA ، اور مالی مقاصد ہو سکتا ہے.
پچھلے اجنبیوں کی دوبارہ بار بار اشیاء تلاش کریں، جیسے دعوے سے انکار، لمبا انتظار کا وقت، اور مریض اطمینان کے مسائل.
2 -
مریض کی دیکھ بھال کی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے وقت کی تعدد اور لمبائیدفتری اجلاسوں کے وقت کی تعدد اور لمبائی کئی عوامل پر منحصر ہے. طبی آفس کے وقت کی پابندیوں کی وجہ سے، مریضوں کو مریض کی دیکھ بھال کے ساتھ مداخلت نہیں کرنا چاہئے.
ایک میٹنگ شیڈول کرنے کا بہترین وقت گھنٹے کے بعد یا دن کی سست مدت کے دوران ہوگا. اس طرح اجلاس میں کچھ یا کوئی رکاوٹ پڑے گا اور وقت پر شروع اور ختم کر سکتے ہیں. ایک باہمی طور پر یا ماہانہ عملے کا اجلاس جو ایک گھنٹہ سے زائد عرصہ تک رہتا ہے وہ زیادہ آسان نہیں ہوگا.
کچھ مینیجرز شاید چھوٹے گروپوں یا انفرادی اسٹاف کے ارکان کے ساتھ ایک مہینے سے ملنے کے لئے بھی زیادہ مخصوص موضوعات کو حل کرنے کے لئے بھی ہو سکتے ہیں. یہ ایک اہم قدم ہے جسے اکثر میٹنگ منصوبوں سے باہر چھوڑ دیا جاتا ہے. چھوٹے گروہوں یا انفرادی اجلاسوں کو لوگوں کو ایسے موضوعوں کو اپنانے یا گفتگو کرنے کی اجازت دیتا ہے جو شاید بڑے گروہ کے سامنے بات کرنے کے لئے تیار نہ ہوں. مینیجر اس کے بغیر اسٹاف کے ارکان کے ساتھ خفیہ مسائل پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے ایک موقع کے طور پر بھی استعمال کرسکتے ہیں، بغیر کسی کو کسی کو محسوس نہیں ہوتا.
3 -
میڈیکل سیٹنگ میں اہمیت کے آئٹم پر تبادلہ خیال کریںاگرچہ ہر دفتر مختلف ہے، طبی دفتر کی متحرک فطرت میں بہت ہی اسی طرح کی ہیں. ہر مضمون میں بعض موضوعات کو اس بات کو یقینی بنانا چاہئے کہ آپ کے میڈیکل دفتر کو ریاستی اور وفاقی ہدایات کے مطابق برقرار رکھے.
- HIPAA: ہیلتھ کی دیکھ بھال کے تمام فراہم کرنے والے افراد کو ذمہ داری ہے کہ وہ اپنے عملے کو تربیت یافتہ اور HIPAA تعمیل کے بارے میں مطلع رکھیں. چاہے جان بوجھ یا حادثاتی طور پر، PHI کے غیر مجاز افشاء کو HIPAA کی خلاف ورزی سمجھا جاتا ہے. معمول بات چیت کے ذریعہ معلومات کے افشاء کرنے سے بچنے کی اہمیت کے بارے میں اپنے عملے کو ہر میٹنگ یاد رکھیں؛ منتظر علاقوں، ہالے یا ایلیٹرز میں مریض کی معلومات پر تبادلہ خیال؛ پی ایچ آئی کے مناسب ضائع کرنے؛ اور معلومات تک رسائی تک رسائی حاصل کرنے والے ملازمتوں کو سختی سے محدود رکھا جاسکتا ہے.
- انفیکشن کنٹرول: انفیکشن بیماریوں کے پھیلاؤ کو روکنے کے طبی آفس میں انفیکشن کنٹرول کا بنیادی مقصد ہے. جیسا کہ ہم سب جانتے ہیں، انفیکشن کے پھیلاؤ کو روکنے کے لئے مناسب ہاتھ دھونے کا سب سے مؤثر طریقہ ہے. تاہم، ہاتھ دھونے ہاتھ کام نہیں کر سکتا. دوستانہ یاد دہانیوں کو اس بات کا یقین کرنے میں ایک طویل راستہ چلا جائے گا کہ عملے اور مریضوں کو محفوظ رہنا.
- مالیاتی اہداف: کسی بھی صحت کی دیکھ بھال کی سہولت کی کامیابی میڈیکل آفس کی مالیاتی پالیسی کی طاقت پر ہے اور دفتر کس طرح اپنے مالی مقاصد تک پہنچنے میں انجام دیتا ہے. اسٹاف کو مطلع کیا گیا ہے کہ دفتر کس طرح اچھی طرح سے یا خرابی سے متعلق کارکردگی کا مظاہرہ کرتا ہے وہ بہتر بنانے یا بہتر بنانے کے لئے ایک طریقہ ہے. دفتر کی مالی حیثیت کے عملے کے لئے مساوی طور پر اہم ہے کیونکہ وہ جانتے ہیں کہ جب تک کہ دفتر اچھی طرح سے مالی طور پر انجام دیتا ہے، ان کے زیادہ محفوظ وہ اپنی ملازمتوں میں محسوس کرسکتے ہیں.