آپ کے میڈیکل آفس میں ملازم غلطی کی روک تھام اور پتہ لگائیں
اندرونی کنٹرول کو ایک عمل کے طور پر بیان کیا گیا ہے جو دھوکہ دہی کو روکنے، کمپنی کے وسائل کی حفاظت کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے، اور قوانین اور قواعد و ضوابط کے مطابق عمل کو یقینی بنانے کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے. اندرونی کنٹرول صرف مؤثر ہیں اگر وہ طبی دفتر کے مخصوص ضروریات کی طرف سے مقرر کیا جاتا ہے، اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ وہ پلانٹ کے طور پر کام کر رہے ہیں کو لاگو کرنے کے لئے، اور ماپا.
اندرونی کنٹرول کے بارے میں پالیسی کی طرف سے ملازم کی غلطی سے روکنے اور روکنے کے لئے میڈیکل آفس کو ایک فعال نقطہ نظر ہونا چاہئے. خطرے کی ایک مخصوص سطح کو کم سے کم کرنے کی روک تھام اور پتہ لگانے کے کسی بھی اندرونی کنٹرول کے عمل میں ایک اہم کردار ادا کرتا ہے.
1 -
روزگار کی مشقیںبہترین میڈیکل آفس کے عملے کو ملازمت ایک داخلی کنٹرول عمل کو مضبوط بنانے کا ایک مؤثر طریقہ ہے. بہترین ملازمین کو اچھی طرح سے اچھی طرح سے معنوں میں پیش کرنے والے اہلکاروں کی طرف سے قابل، قابل اعتماد اور قابل اعتماد عملہ رکھنے والی ملازمین. پس منظر کی جانچ اور ریفرنس چیک چیک کسی بھی خراب سیب سے نمٹنے کے لئے آسان طریقے ہیں اور بعض لوگوں کو نوکری کے لئے درخواست دینے سے روکنا ہے.
اگرچہ پچھلے نگہداشت کو ملازمت کی حیثیت اور ریہائر کے لئے اہلیت کے علاوہ کسی بھی معلومات دینے کی اجازت نہیں ہے، آپ اس درخواست دہندگان سے درخواست کرسکتے ہیں کہ وہ پچھلے نگرانیوں یا ساتھی کارکنوں کے لئے رابطے کی معلومات فراہم کرسکیں تاکہ زیادہ تفصیلی معلومات حاصل کرسکیں. کریڈٹ کی چیک سمیت بشمول چیک چیک ایک درخواست دہندگان کی ذاتی تاریخ کے بارے میں تفصیلات فراہم کرتی ہے.
مزید
2 -
فرائض کی علیحدگیعلیحدگی کے فرائض کو ایک ملازم کو مالیاتی معاوضہ سے متعلق ایک سے زیادہ ٹرانزیکشنز کی ذمہ داری سے روکتا ہے. جب بھی کسی ملازم کو پیسے کو ہینڈل کرنا پڑا تو وہاں ایک ایسا شخص ہونا چاہئے جو بعض ٹرانزیکشنز، پروسیسنگ کے ذمہ دار ذمہ دار اور ایک دوسرے کو ملنے اور ریکارڈ رکھنے کے لۓ ایک دوسرے کو مستحق بنائے. اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ کوئی شخص کسی بھی کام کو انجام نہیں دے سکتا جسے کسی دوسرے شخص سے پتہ چلا یا جائز نہیں.
فرائض کی علیحدگی کو کسی بھی رقم کو کھو جانے کے لۓ مشکل ہوتا ہے، چاہے یہ سامنے کی میز کی سطح پر یا طبی آفس کے انتظامی سطح پر ہے. جب ملازمین کو معلوم ہوتا ہے کہ ہر عمل کو ٹریک اور نگرانی کی جاتی ہے، تو یہ کاموں میں درستگی اور ایمانداری کو فروغ دیتا ہے.
3 -
دستاویزیہر مالی ٹرانزیکشن کو کاغذ کا نشان ہونا چاہئے. دستاویزیشن صرف اعمال لکھنے یا دستاویزات کا عمل نہیں ہے، بلکہ انوائس اور ادائیگی کی ادائیگی کے طور پر تمام مالی ریکارڈوں کی کاپیاں رکھنے کے بھی. نوکریوں کو زبانی درخواست پر مبنی ٹرانزیکشن کبھی نہیں کرنے کے بارے میں آگاہ کیا جانا چاہئے.
جائز دستاویزات میں سرکاری میڈیکل دفتری فارم، خط خط، یا انوائس شامل ہیں اور جب ضروری ہو تو دستخط کے ذریعہ مجاز ہونا چاہئے. چیکز کو ہمیشہ انوائس ہونا چاہئے، جیسے کہ رقم کی واپسی، رقم کی منتقلی یا ادائیگی کی پوسٹنگ کرنا چاہئے. کیش کو صرف قبول کیا جاسکتا ہے، جب تک کہ مریض کو تبدیل کرنے کی اجازت نہ دی جائے. ہر شفٹ کے آغاز اور اختتام پر کیش باکس کے مفاہمت کو بھی دستاویزی کرنا چاہئے.
4 -
جسمانی اور الیکٹرانک صفاتمحفوظ، الارم کے نظام، کیمرے، اور تالے کا استعمال ڈیٹا، انوینٹری، اثاثوں اور پیسے کی حفاظت میں طبی دفتر کی مدد کرسکتا ہے.
1. طبی آفس کے عملے کی طرف سے محدود رسائی کے ساتھ محفوظ میں نقد تمام نقد بکس، چیک، اور رسید کتابیں رکھیں. تعبیرات کو باقاعدگی سے تبدیل کیا جانا چاہئے.
2. گھنٹوں اور نانپیریکرن دنوں کے بعد جگہ میں الارم کے نظام کی جگہ رکھنا.
3. ہر دروازے اور باہر نکلیں، سامنے کی میز اور محفوظ مقصد کے لئے کیمروں کو رکھا جا سکتا ہے.
4. سپلائی روم اور / یا فارمیسی کابینہ کو دروازوں کو ہر وقت بند کر دیا جائے اور صرف کچھ علاقوں تک رسائی کی ضرورت ہو جو ضرورت ہو.
الیکٹرانک حفاظتی محافظوں میں پاسورڈز کا استعمال شامل ہے اور صرف مجاز اہلکاروں تک رسائی محدود ہے.
5 -
مانیٹرنگ آپریشنزآپریشن کی نگرانی کرنے کے بغیر کسی بھی داخلی کنٹرول کا عمل ناممکن ہو جائے گا. داخلی کنٹرول کی نگرانی میں روزانہ کی کارروائیوں کا جائزہ لینے میں شامل ہے تاکہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ عمل صحیح طریقے سے کام کررہے ہیں.
1. نقد مفاہمت
2. اکاؤنٹ یا چارٹ آڈیٹنگ
3. رپورٹوں کے مقابلے میں توثیق
4. باقاعدگی سے انوینٹری چیک
تمام عملوں پر قریبی نظر رکھنا ضروری ہے، لیکن طبی اور مینیجر کے سب سے پہلے یہ ضروری ہے کہ:
1. قواعد و ضوابط قائم کریں
2. تمام عملے کو ان سے رابطہ کریں
3. باقاعدہ بنیاد پر فیڈریشن فراہم کریں