الیکٹرانک مواصلات ان کالوں کے مقابلے میں ان دنوں زیادہ مقبول ہوتا جا رہا ہے، "سلیمان" میل، اور بعض صورتوں میں، چہرے کا سامنا کرنا پڑتا ہے. میڈیکل آفس سمیت کسی بھی پیشہ ورانہ ترتیب میں، بہت سے چیزوں پر غور کرنا ضروری ہے جب ساتھیوں، مریضوں، ڈاکٹروں، اسپتالوں، وینڈرز یا دیگر پیشہ ور افراد کو ای میل بھیجیں.
لوگ اپنا دن کھولنے اور پڑھنے والے ای میلز کا ایک بڑا حصہ خرچ کرتے ہیں.
ممکنہ اور غیر ضروری ای میل پر قیمتی وقت ضائع نہیں ہونا چاہئے. اسی پیشہ ورانہ تناظر میں جو آپ فون پر استعمال کرتے ہیں، ای میل کے مباحثے یا چہرے کا سامنا بھی ایک ای میل میں ہونا چاہئے. ہمیشہ یاد رکھیں کہ ایک ای میل مواصلات کا ایک ذریعہ ہے اور جس طرح وصول کنندہ پیغام کی ترجمانی کرتا ہے وہی واحد معاملہ ہے جسے معاملہ ہے.
ای میل بنانے اور بھیجنے سے پہلے اپنے آپ کو کئی سوالات سے پوچھیں.
- کیا میں بھیج رہا ہوں معلومات کے لئے مواصلات کا بہترین ذریعہ ای میل ہے؟
- کیا یہ پیشہ ورانہ ہے؟
- کیا یہ HIPAA کے مطابق ہے؟
- کیا یہ درست طریقے سے مجھے اور طبی دفتر کی نمائندگی کرتا ہے؟
ای میل فن تعمیر # 1
SEND دبائیں کرنے سے پہلے آپ کے پیغام کے مواد کے بارے میں سوچو. اس بات کو یقینی بنائیں کہ ای میل آپ کے پیغام کے لۓ فون کال یا میٹنگ کے بجائے مواصلات کا مناسب شکل ہے. اس بات کو ذہن میں رکھیں کہ مواد آپ کی طبی آفس سے متوقع تصویر اور پروفیشنلزم کی سطح کو ظاہر کرے.
کسی بھی ای میل کو بھیجنے، آگے بڑھانے، یا جواب نہ دیں جس میں فحش، جارحانہ، بدمعاش، بدنام، نسلی یا جنسی نوعیت شامل ہے. جرائم آپ اور میڈیکل آفس کے لئے سخت ہوسکتے ہیں.
ای میل فن تعمیر # 2
مناسب گرامر، ضرب، اور ہجے کا استعمال کریں. پھر، آپ کا پیغام آپ کے میڈیکل آفس کا عکاسی ہے.
اس کے علاوہ، پیغام کو جامع رکھنے کے لۓ اپنے پیغام کے لۓ مناسب ترتیب استعمال کریں جو اس کو پڑھنا آسان بناتا ہے. SEND مارنے سے پہلے اپنے ای میل کو مسترد کریں .
تمام کیپ ایس کا استعمال نہ کریں کیونکہ یہ آن لائن دنیا میں چلانا یا چل رہا ہے. لفظ یا فقرہ پر زور دینے کے لئے بولڈ یا اطالوی استعمال کریں. اس کے علاوہ، انتہائی فینسی یا عجیب فانٹ استعمال کرنے سے بچنے کے لۓ اس سے آپ کا ای میل مزید پڑھنا مشکل ہے.
ای میل فن تعمیر # 3
یہ یقینی بنائیں کہ ای میل کو مناسب وصول کنندگان کو بھیجا جا رہا ہے. طبی آفس میں معلومات، خاص طور پر مریض کی معلومات سے منسلک، صرف اس بنیاد پر جاننے کی ضرورت پر مشترک ہونا چاہئے. اس کے علاوہ، اس بات پر غور کریں کہ لوگ معلومات پر غور کر سکتے ہیں "جک میل".
ذاتی اور رازداری کی معلومات پر متفق نہ کریں یا ای میل میں مریض فائلوں کو منسلک کریں. اکاؤنٹ کا جائزہ لینے کے لئے کسی کو مشورہ دینے کے لئے مریض اکاؤنٹس نمبر یا طبی ریکارڈ نمبر استعمال کریں. آپ کی معلومات وہاں توجہ دی جانی چاہئے.
ای میل آرٹیکل نمبر # 4
جب ممکن ہو تو 24 گھنٹوں کے اندر پیشہ ورانہ ای میلز کا جواب دیں. اگر یہ آپ کو کافی وقت نہیں دیتا، تو کم سے کم یہ کہنے کا جواب دے کہ آپ نے ای میل موصول کیا ہے اور آپ جتنا جلدی ممکن ہو انہیں واپس مل جائے گا.
سبسکرائب کریں یا سبسکرائب کرنے کیلئے سپیم کا جواب نہ دیں یا درخواست دینے کی درخواست کریں.
یہ صرف زیادہ سپیم پیدا کرے گا جسے آپ کے کاروباری ای میل میں سیلاب مل جائے گا.
ای میل فن تعمیر # 5
جذبات کو ای میلز سے باہر رکھیں. شائستہ اور پیشہ ورانہ بنیں. معلوم ہے کہ اس وقت کے تعلقات کی تعمیر کے لئے کافی عرصہ بعد آپ کون غیر رسمی ہوسکتے ہیں.
کسی بھی ای میل میں کچھ بھی نہ کہنا کہ آپ بعد میں افسوس کر سکتے ہیں. غصے میں ای میل بھیجنے یا جواب دینے پر محتاط رہو. کسی دوسرے شخص کے بارے میں ذاتی رائےات مت کرو، تبصری بناؤ کہ کسی شخص کو ناگوار یا کسی بھی چیز سے کہو جو آپ شخص میں نہیں کہو گے.
ای میل فن تعمیر # 6
کم از کم حد تک مزاحیہ، مذاق اور برتن رکھو. انٹیلینس اکثر ای میلز میں "ترجمہ میں کھوئے گئے" ہیں اور لوگ ہمیشہ مذاق نہیں کرسکتے ہیں.
وصول کنندہ کے نقطہ نظر سے اس کے بارے میں سوچو.
چین خطوط بھیجنے، آگے یا جواب نہ دیں. یہ غیر نفسیاتی رویہ ہے اور کچھ لوگ اسے جھوٹ میل کے طور پر دیکھتے ہیں. یاد رکھیں کہ آپ کو بھیجنے والے کوئی بھی مواد آپ کے میڈیکل آفس سے متوقع پیشہ ورانہ تاثیر کی سطح پر غور کرنا چاہئے.