5 اہم فرنٹ ڈیسک افعال

ٹی میڈیکل آفس کے سامنے کی میز ایک بہت مصروف جگہ ہوسکتی ہے. میڈیکل آفس کے ہموار آپریشن کے لئے سامنے کی میز کا عملہ لازمی ہے. سامنے کے ڈیسک عملے میں عام طور پر استقبال پسندوں اور / یا طبی معاونوں پر مشتمل ہے اور طبی دفتر کے سائز پر منحصر ہے جو ایک شخص دونوں ہوسکتا ہے. کلینیکل فرائض ایک طرف، سامنے کی میز پانچ انتظامی فرائض کے ذمہ دار ہے:

1. سلامتی کے مریضوں
2. ٹیلی فون کا جواب دینے اور انتظام
3. شیڈولنگ کی تقرری
4. Interoffice مواصلات
5. بیرونی خطوط

1 -

سلامتی کے مریضوں

سلامتی کے مریضوں کو صرف آپ کے بارے میں کیا بات نہیں ہے، اس کے بارے میں یہ بھی ہے کہ آپ مریضوں کے ساتھ کس طرح بات چیت کرتے ہیں. مریضوں کو خوش آمدید محسوس کرنے کے لئے سامنے کی میز ذمہ دار ہے.

سامنے کی میز کا پہلا تاثر ہے جسے ایک مریض نے طبی مشق سے بلایا یا دیکھتے وقت حاصل کیا ہے. یہ ضروری ہے کہ سامنے کی میز غیر معمولی کسٹمر سروس فراہم کرے اور طبی مشق کی مثبت نمائندگی ہو.

سلامتی کے مریضوں کے دوسرے طریقے یہاں ہیں:

• مناسب ٹیلیفون کی تحریر کا استعمال کرتے ہوئے ایک سنجیدگی سے برقرار رکھنے کے دوران فون کا جواب
• استقبالیہ کا علاقہ صاف اور منظم رکھتا ہے
• ذاتی اور مالی معلومات سمیت مریضوں کی تفصیلی مریض کی معلومات جمع کرنے کے ذریعہ موجودہ مریضوں کے ڈیموگرافکس کے نئے مریضوں اور اپ ڈیٹس
• مریضوں کی آمد کے فراہم کنندہ کو مطلع کرنے، تاخیر کے بارے میں آگاہ ہونے، اور مریضوں اور کلینیکل عملے کے ساتھ بات چیت کی طرف سے مریض کے بہاؤ کو سہولت فراہم کرتا ہے.
• مریضوں، ممکنہ مریضوں، اور وزیراعظم پوچھ گچھ کے جواب میں جواب دیتے ہیں

2 -

ٹیلی فون کا انتظام

فون پر جواب دینے کے دوران ایک مناسب اور مناسب طریقے سے سلامتی کے مریضوں کا حصہ ہے، یہ سامنے کی میز کی ٹیلی فون کی ذمہ داریوں کا واحد فرض نہیں ہے. سامنے کی میز میں آنے والی کالوں کو حاصل کرنے کی ضرورت ہے اور ضرورت پڑنے پر باہر جانے والے کالوں کو بھی ذمہ داری ہے.

• آنے والے کالز: آنے والے کالز مریض کالز، ٹیلی ٹی ایم ٹیٹریٹریٹس، دواسازی کے نمائندوں، دیگر ڈاکٹروں اور دیگر شامل ہیں. سامنے موافقت لازمی طور پر مناسب مواصلاتی مہارت کا استعمال کرتے وقت ٹیلی فون کا انتظام کرتے وقت مناسب ٹیلی فون کی شناخت کا استعمال کرنا چاہئے: ایک فعال سننے والا، اچھے فون کے شائقین، اسکرین کالز، استعمال کی حکمت، سوال پوچھیں، اور رازداری کو برقرار رکھنا.
• آؤٹ لک جانے والے کالز: بعض اوقات سامنے کی میز کو مریضوں کی تقرری، بیرونی تقرریوں یا ریفریجیلز، یا آرڈر کی فراہمی کرنے کے بارے میں بات کرنے کے لئے باہر جانے والی کالیں رکھنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے. میڈیکل آفس کے ایک نمائندے کے طور پر، یہ مناسب ٹیلی فون کی مثال کے طور پر استعمال کرنا ضروری ہے.

3 -

شیڈولنگ اپوزیشن

بہترین مریض کا تجربہ اور ہموار مریض کے بہاؤ کے لئے مؤثر شیڈولنگ لازمی ہے. بیشتر طبی دفاتر شیڈولنگ سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہیں جو شیڈولنگ کی تقرری آسان اور آسان بنا دیتا ہے. تاہم، سامنے کی میز کو منسوخی یا کوئی شو میں بھرنے کے قابل ہونا ضروری ہے اور مریضوں اور ڈاکٹروں کو شیڈول میں مواصلات میں تبدیلیوں میں مؤثر بنانا ضروری ہے.

4 -

Interoffice مواصلات

میڈیکل آفس کے سامنے میز مواصلاتی مرکز کی طرح ہے. سب سے زیادہ مداخلت مواصلات سامنے کی میز کے ذریعے جاتا ہے خاص طور پر جب اس میں مریض سے متعلق کسی انتظامی کام شامل ہے.

سب سے زیادہ مؤثر طریقے سے صاف اور جامع معلومات بات چیت کرنے کے لئے اہم ہے. چاہے میمو میں، ایک تحریری مواصلات، اندرونی آفس کے ای میل کے ذریعے، ایک پر بات چیت، یا ایک گروپ کی ترتیب میں، اس موضوع پر رہنا ضروری ہے اور نقطہ نظر کو دور نہ کرنا.

مؤثر مداخلت کے مواصلات کے لئے ضروری کچھ بنیادی مہارتیں شامل ہیں:

• ٹیلی فون کی مثال
• کسٹمر سروس
• بنیادی لفظ اور ایکسل پروگرام
• وقت کا انتظام
• تنظیم کی مہارت

5 -

بیرونی مواصلات

بیرونی مواصلات میں ممکنہ طور پر وینڈرز، دوسرے ڈاکٹروں کے طریقوں، انشورنس کمپنیاں، اور دیگر کاروباری اداروں کے ساتھ بات چیت شامل ہے. اس سے باہر جانے والے فون کالز، پیشہ ورانہ خطوط، فیکسنگ اور میلنگ خطوط ٹائپ کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے.

دفتر کے طریقوں کا علم عام طور پر ایک کاروباری پروگرام میں انتظامی عمل اور طریقہ کار سمیت، ایسوسی ایٹس ڈگری سے حاصل کیا جاتا ہے، دعوی دعوے، مریض چارٹ کی تیاری، اور بنیادی کمپیوٹر کی مہارتوں کی تیاری. بنیادی انتظامی اسسٹنٹ کی مہارت اور مناسب طریقے سے دفتر کا سامان مناسب کرنے کے قابل ہونے کے سامنے سامنے کے دفتر کی کامیابی کے لئے اہم ہیں.